原始地质资料归档中存在的问题和解决途径

康晓钧　丁红　朱玉华

（南京地质调查中心　南京　210016）

摘要　根据多年原始资料管理的经验，归纳了原始地质资料归档工作中存在的问题，分析了产生的原因，提出解决问题的途径。

关键词　原始地质资料　归档管理　存在问题

原始地质资料是在地质调查与科研活动中取得的第一手资料，是地质调查与科研工作的真实记录，是编写最终成果报告的基础和依据。原始地质资料具有承载的信息量大、数据相对客观准确的特点，因而有着成果地质资料不可替代的重要作用。它不仅仅服务于一次地质调查科研工作，而且具有再次开发利用的潜力。基于原始资料所具有的重要价值，档案管理部门必须花大力气，完整齐全地收集管理好原始地质资料。本文针对原始资料立卷归档管理工作中遇到的一些问题，在这里提出来和同行交流。

1 我所原始资料管理现状及归档中遇到的问题

南京地质矿产研究所档案室保存有建所以来的全部地质档案，这些地质资料是全所几代人的心血，也是我所科技活动的历史见证。截至2009年底，馆藏有六大类，488档，2800余卷，其中基础地质116档、矿产118档、水工环20档、方法技术65档、地质科学研究78档、其他类91档。管理好这些珍贵的原始资料，让他们为今后的地质调查和研究发挥更大的作用，是资料管理人员不可推卸的责任。

1.1 原始地质资料的质量没有衡量标准

地质大调查开展以后，尤其是2002年以后，严格了成果地质资料的检查验收工作，形成了一套完整的评审验收制度，从而成果地质资料的质量也得到了一定的保证。而原始地质资料的质量却没有一个验收规范可循，不仅质量得不到保证，就是数量也难以掌握。这在归档接收过程中，给管理人员带来不小的困难。

1.2 原始资料归档不够完整齐全

近年来，越来越多的年轻人担当了项目负责，比较重视成果资料的汇交，忽视原始资料的收集整理保管。项目结束了，才想起要归档，于是大概整理了交来，往往是资料收集不齐，如缺有关合同和年度任务书原件，仅有复印件或者干脆没有，缺实验测试报告，缺中间综合整理材料或阶段性成果报告，区调项目中的野外记录不完整等。一些明显的问题，归档时可以检查出来，要求他们补齐，而有一些技术性很强的，很难查清。

1.3 原始资料归档质量问题

由于原始资料是在项目研究过程中不断形成的，而项目工作时间跨度大、使用频繁、管理条件差，致使一些原始资料污染破损，这在一定程度上影响了原始资料的归档质量。

2 产生问题的原因分析

（1）原始资料归档要求宣传不够。由于课题组人员流动性大，加上很少对科研人员进行原始资料归档范围和要求这方面的培训，原始资料归档的质量参差不齐。

（2）执行规章制度有难度。在这么多年的工作中，最大的体会就是执行制度上有难度，究其原因无外乎“人情”二字。比如，关系到本单位利益，领导来打招呼，明知道归档质量有问题，也不得不“预支”“归档合格证”。搞得资料管理工作很被动。

（3）对原始资料的归档情况缺少相应的奖励和惩罚细则。

3 强化原始资料归档管理的途径

（1）加强对年轻科技人员项目资料管理和归档要求的培训。让他们在接收任务的同时就清楚归档范围与归档要求，明确在资料形成过程中的管理责任，这样才能使他们在以后的工作环节中，管好资料，为提高原始资料归档质量打好基础。

（2）基于现在原始资料归档出现的重要技术文件缺失的问题，建议重要的技术管理文件由资料管理部门保管，避免在项目进行过程中，由于反复使用造成的遗失现象。

（3）建立有效的制度保障。从成果资料的验收看，近年来质量不断提高，这得益于有一套项目考核的制度保障。原始资料的立卷归档能不能也参照成果资料的考核办法，很值得考虑。

（4）提高档案管理人员的综合素质。资料管理人员的工作能力和工作质量直接关系到资料管理利用的水平，因此要不断提高管理人员的业务水平和工作作风。

（5）强化职业道德修养，爱岗敬业。地质资料管理工作从来就没有轰轰烈烈创造业绩，有的只是长年累月反反复复的繁琐事务，这要求管理者要有强烈的事业心和责任感，热爱这份工作，无私奉献，甘做无名英雄。只有真正热爱这份工作，才能耐住寂寞，抵御诱惑，把资料管理工作做好。

（6）不断学习新知识。地质资料管理人员不仅要掌握档案管理的专业知识，熟悉地质资料管理的各项规范，还要学习一些地质专业基本知识，在日后的资料验收中把好质量关。

（7）提高资料管理的综合服务质量。资料服务工作不仅仅是我借你还的服务模式，资料服务工作应该体现在资料管理的每一个环节。从项目立项论证、项目设计、组织实施，到成果的形成，无处没有资料服务的用武之地。所以，加强资料服务意识是体现资料价值的最好方式，也是体现资料管理工作价值的最好方式。要想提高资料的质量就要服务好生产科研，让研究人员得益于资料管理服务，才能真正地理解资料归档的重要性；由此，既提高了归档资料的质量，又为资料管理工作提供了良好的物质基础，这样才能真正走上了良性循环的道路。

地勘单位存在的问题,档案工作中存在的问题和不足,档案整理存在的问题,本单位存在的突出问题,矿政管理存在的问题,国土工作存在的问题,公文管理存在的问题,单位存在的问题和不足,公文处理中存在的问题,增减挂钩存在的问题,三调工作存在的问题,单位存在的问题