地质档案管理中电子文档应与纸质文档共存

黎 惠

（中石油西南油气田分公司地质勘探开发研究院）

随着科学技术的发展，电子文档在地质档案中所占的比例越来越大，我院电子档案从 2000 年起步，经过十余年的发展，已从当初的几张光盘发展到如今库存光盘、磁带、移动硬盘等各种介质的电子文档 8万余件。电子文档的借阅量也从当初的年借阅量几人次到今天的几百人次。可见纸质文档大有被电子文档替代的趋势。但笔者认为电子文档与纸质文档各占优势，它们会相互依存，在地质档案管理中发挥各自的优势。

1 我院地质资料管理现状

我院是中石油西南油气田分公司下属的地质勘探开发研究单位，保存着各类地质原始资料及地质成果资料。库存总量为 30 余万件，电子文档占总量的 1/3。所存电子文档主要分为两类：一是原始数据类，如物探炮点数据、测井数据等；二是成果类，如物探处理解释成果数据、地质勘探开发研究成果报告等。原始数据类占电子文档的 90% 以上。目前，我院的地质资料的归档就是采用纸质文档与电子文档并存的原则；要求所有归档地质资料在移交归档时，要同时移交与纸质文档内容完全相同的电子文档。

作为一个科研单位，我院重视电子文档的归档，建立了《电子文档的归档管理办法》、《电子文档的借阅拷贝管理制度》等规章制度，来规范地质资料电子文档的管理。近十余年来先后三次对《档案管理系统》进行了升级，所有归档地质资料都有电子档案目录，2000 年后的原始及成果数据已有 60% 加载到了数据库。由于老档案的数据加载及安全保密等问题，目前还未进入电子档案网络借阅的实用阶段。

2 电子文档与纸质文档的比较

（1）电子文档具有存储信息量大、占用库房空间小的优势。例如我们库存的一个大川中项目的物探原始纸质资料装了 6cm 的档案盒 45 盒，档案排架长度为 2.7m，而存储在光盘上只需要 3 ～ 5 张，档案排架长度仅为 5cm（加上光盘外壳）；又如 2000 年前我院规定一个项目需要保存 3 ～ 5 套纸质资料、一套原始资料、一套原始图件才能满足利用者的需求，而现在只需要两套纸质资料，两套电子文档。不但节约了大量的纸质资源，还减轻了库房压力。解决了档案保存与存储空间的矛盾。

（2）电子文档具有便于快速处理信息的优势。电子文档可以方便快捷地处理信息的优势是纸质文档不能比拟的，将可用信息进行自由的分类、统计、汇总、打印或复制，而且对电子档案的重复利用不会在它身上留下老化的痕迹，一份电子档案无论多少次在计算机屏幕上被显示，或有多少次被打印在纸上，都不会使它的信息受到任何损失和破坏，正当的利用活动不会对电子档案的信息寿命产生一丝一毫的伤害。在科研生产中，对地质图的利用和修改比起使用纸质地质图优势特别明显。在使用电子文档以前，档案管理部门需保存不同类型、各种比例尺的地质构造图，以备科研人员使用，所用图纸不能重复使用。现在科研成果中产生的图纸不再是手画的透明底图，直接移交电子图件，可供不同的项目借鉴使用，节约了大量的科研时间。

（3）电子文档具有传递快捷、便于远程归档借阅的优势。电子文档依托网络通信能够快速地传递信息。目前我们使用的《中石油档案管理系统》就是全国联网的系统，利用者授权后不需到现场就能查询各个油田的地质档案信息。利用离线客户端可以进行远程的归档，在保证档案安全的情况下也可以远程借阅（目前这项功能还未使用）。从而为科研人员节约了大量的时间和精力，提高了利用率，方便了利用者。

（4）电子文档由于是高科技的产物，需要专用的设备设施及应用软件，管理利用费用高。虽然电子文档便于远程归档、借阅，但是要达到这个目的，需要花大量的人力物力。随着信息量的不断增加，管理软件也在不断升级。在这个过程中，不仅技术要求变高，而且在设备材料的消耗及通讯方面的费用也高。为保证电子文档的开发利用、持续发展，资金保障是不可缺少的。

（5）电子文档易于损坏、泄密。大家都知道，电子文件的载体脆弱、寿命不长，而要长期或永久保管，就有必要将电子文件的信息内容在纸上或缩微片上复制拷贝。比如十多年前的 3 寸软盘，随着计算机技术的更新已经被淘汰。如今的计算机已无法再读取 3 寸软盘的信息。电子文档一旦损坏不易修复，且电子文档数据量大，一旦损坏，造成的损失远远大于纸质文档。纸质文档经过几千年时间的考验，在正常条件下保存寿命长，易于保持其原始性和真实性。由于电子文档在其保密上存在缺陷，在电子文档的共享利用中使一些科研成果被抄袭。由于电子文档存储信息量大，一旦泄密，后果都比较严重，从而带来无可估量的损失。这一点纸质文档占有绝对优势。纸质档案是以符合证据性要求而产生并得以保护的。存在的唯一性使纸质档案的原始性容易被确定，这也是其作为凭证作用的根本原因所在；而电子档案不像纸质档案一样具有唯一性，其原始性就难以确认，由于纸质文档的唯一性，在地质资料的保管和利用中相对安全保密。

（6）电子文档对保管环境要求高。电子档案相对于纸质档案而言，对环境的温湿度、防磁性、抗破坏、抗病毒等条件要求很高，且寿命一般不超过 20 年，载体脆弱且不稳定，这无疑与档案的作用产生矛盾。我们保存的地质档案往往需要长期或永久保存，尤其是物探原始数据及单井数据。

3 结论与建议

从上述比较看，在未来很长一段时间内地质资料管理中必将采取电子文档与纸质文档相互并存的原则。纸质文档与电子文档在形成、存贮、读取、传播、交流、载体寿命等方面，各有特点和优势。电子文档是计算机技术的产物，现代一些纸质文档也多有依靠计算机而完成的。计算机技术发展速度快、变化大，纸质文档与电子文档配套管理必须与信息技术同步发展，不断变革相应的制度，提出与之相适应的方式与对策，达到持续改进的目的，使地质档案资料管理更加规范化、标准化。

在归档及借阅制度内容方面，要对电子文档和纸质文档全面考虑，不能局限于原来规定的内容，而应增加二者形成前的一些处理要求；还要建立签署、权限认证、密码管理等方面的相关规定。对档案科学化、现代化管理具有至关作用的软件，必须选取先进实用的，一旦确定就应在一个行政区域内统一，以减少软件不统一对日后文件的存贮、读取、交流与传输等带来的诸多弊端。同时，要考虑局部的特殊性及使用的可操作性，不能只追求统一，不考虑效果与速度。对软件适时升级换代要有相对稳定的时间段，不要频繁地升级更新。在系统升级的过程中，注意新旧软件的可兼容性及数据的完整性，避免数据的丢失。

此外，还应大力培养既懂电子文档又懂纸质文档管理的复合型人才，对现有人员进行在岗培训提高，不断提高档案人员的综合素质，在地质档案的纸质文档与电子文档配套管理与开发中做出贡献。

电子文件管理课程作业及答案,电子文件的归档方式和归档要求,归档文件整理过程中必须分,电子文件与电子档案管理制度,归档文件整理的目的是,版式电子文件长期保存格式需求,电子档案管理基本术语,档案整理工作的原则,最新档号编制规则,文书档案整理步骤,文书档案整理方法步骤,档案长期保存是多少年